Questo è il quarantacinquesimo contenuto di Schiscetta - la newsletter di Joinrs pensata per accompagnare la tua pausa pranzo con contenuti leggeri, nutrienti e pronti da gustare in pochi minuti.
Settembre è il mese dei rientri.
Si riaccendono i computer, si riaprono le agende e, insieme alla lista delle cose da recuperare dopo le ferie, arrivano i meeting a riempire il calendario. Ed è normale: prima di tornare pienamente operativi serve tempo per confrontarsi, condividere le priorità, capire dove eravamo rimasti e dove vogliamo andare.
Ma cosa succede quando questa fase di riallineamento smette di essere un momento specifico e diventa il modus operandi?
Una giornata lavorativa sempre più frammentata
Il Work Trend Index 2025 di Microsoft descrive proprio questa trasformazione.
Per molti knowledge worker la giornata non è più divisa tra momenti di collaborazione e momenti di lavoro individuale, ma è diventata un flusso continuo di email, messaggi e riunioni.
Secondo il report, quasi una persona su due descrive il proprio lavoro come frammentato. In media, ogni lavoratore gestisce 117 email e 153 messaggi Teams al giorno, mentre circa la metà delle riunioni si concentra tra le 9:00 e le 11:00 e tra le 13:00 e le 15:00.
Lavoriamo interrompendoci più spesso. Una call interrompe un documento; una notifica interrompe un ragionamento; un messaggio urgente cambia le priorità della giornata.
Il costo del cambiare continuamente attività
La psicologia cognitiva chiama questo fenomeno task switching.
Ogni volta che passiamo da un’attività a un’altra il cervello non riparte semplicemente da dove aveva lasciato. Deve recuperare il contesto, ricordare a che punto eravamo e riattivare le informazioni necessarie per il nuovo compito.
Gli psicologi Yeung e Monsell lo definiscono switch cost: un costo cognitivo che accompagna ogni cambio di attività. Preso singolarmente può sembrare trascurabile. Ripetuto decine di volte durante la giornata, rende più difficile mantenere concentrazione, continuità e qualità del lavoro. Qualcosa che, con ogni probabilità, conosci bene.
Il problema, quindi, sono le riunioni?
Non proprio.
Uno studio più recente introduce il concetto di meeting load paradox: le riunioni possono favorire collaborazione, creatività e qualità delle decisioni, ma oltre una certa soglia iniziano a produrre l’effetto opposto. Più tempo trascorriamo nei meeting, meno ne rimane per riflettere, approfondire e svolgere quel lavoro che richiede attenzione continua.
Quali riunioni meritano allora di occupare il nostro tempo? Una riunione ha valore quando serve a:
prendere una decisione;
risolvere un problema complesso;
affrontare un confronto delicato;
generare nuove idee;
chiarire responsabilità.
È molto meno utile quando consiste nel leggere insieme informazioni che potevano essere condivise prima o quando termina senza decisioni, responsabilità e prossimi passi chiari.
Come possiamo organizzarle meglio?
Negli ultimi anni molte aziende stanno sperimentando strumenti di AI che aiutano a rendere i meeting più efficaci.
Nel nostro team, ad esempio, utilizziamo Read AI durante molte riunioni.
Oltre a produrre automaticamente un riepilogo della conversazione, identifica le attività assegnate a ciascun partecipante. In questo modo possiamo:
evitare che tutti prendano gli stessi appunti;
uscire dalla riunione con responsabilità chiare;
ridurre i successivi messaggi e call di chiarimento;
dedicare più attenzione alla discussione invece che alla verbalizzazione.
Naturalmente non è l’unica soluzione. È però un esempio di come la tecnologia possa aiutarci a ridurre il lavoro ripetitivo invece di aumentarlo.
🍱 Da portare in ufficio
Al rientro dalle ferie, forse ci sono due domande che ogni team potrebbe porsi.
Questa riunione ha davvero bisogno di coinvolgere tutte queste persone?
Abbiamo tenuto nel calendario almeno qualche blocco di tempo dedicato al lavoro che richiede concentrazione?
Ridurre il task switching e difendere momenti di deep work vuol dire creare le condizioni per lavorare meglio.
🫐 Spuntini di realtà 🫐
Cosa leggere 📖
Le interruzioni durante una riunione sono solo fretta o poca attenzione? Secondo questo articolo di Harvard Business Review, possono raccontare molto di più: gerarchie implicite, dinamiche di potere, abitudini di collaborazione e cultura aziendale vissuta nel quotidiano.
Cosa guardare 👀
Perché sì, il post-vacation blues esiste, è più comune di quanto sembri e no, non si intende la “non voglia di lavorare”. Per accompagnare la ripresa lavorativa, ti proponiamo un contenuto di Enrico Gamba, psicologo e psicoterapeuta, che spiega cosa succede quando il ritorno alla routine pesa più del previsto e come approcciarlo con un po’ più di consapevolezza. Da guardare se ti ci ritrovi, o da condividere nella tua rete.
Cosa ascoltare 🎧
Per un rientro morbido e per quando serve rallentare, la musica di Rainer Scheurenbrand, chitarrista e compositore tedesco con formazione classica e un suono nato anche da due anni vissuti in Brasile. La sua viene spesso definita healing music o medicine music: chitarra, natura, armonie delicate e quella sensazione di ascoltare qualcosa che non chiede attenzione, ma la accompagna.
🍲 Cosa bolle in pentola 🍲
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